Förvänta er bra möten!

Tänk om man skulle summera tiden för samtliga möten på arbetsplatsen och räkna ut lönekostnaden för samtliga personer som närvarar… Jag tror det skulle bli väldigt, väldigt mycket pengar! Är investeringen i alla dessa möten lönsam?

Missförstå mig inte – jag anser att möten är mycket viktiga för både arbete och resultat. Men jag tror att vi missbrukar och missköter våra möten… Det finns ofta utrymme för förbättring!

Kan du se följande scenario framför dig? Är det en orealistisk berättelse eller känner du igen något?

Deltagarna till mötet kl 10 börjar släntra in 5 minuter före utsatt tid. När klockan är exakt 10 saknas fortfarande 2 personer. När klockan är 10.10 har dessa personer anlänt och mötet kan starta. 8 personer som sitter och väntar i 10 minuter blir 80 minuter av…ingenting. 7 av de 10 har inte förstått att de skulle ha förberett sig genom att läsa igenom en rapport. 15 minuter används till att läsa igenom innan frågan kan hanteras. Anledningen till att så många missat förberedelsen är att agendan kom kvällen före mötet vid 19-tiden och de hade inte hunnit läsa mailet. Nästa punkt på dagordningen diskuteras länge och väl…och slutar i egentligen ingenting. Var syftet information, beslutsfattning, brainstorming eller något annat? Mötet fortsätter – punkt för punkt – och när det är dags att avsluta mötet återstår 2 punkter. Ska man förlänga mötet? Ska man ta punkterna vid nästa möte?

Konsekvenserna av de sista frågorna kan t ex bli att om man förlänger mötet kommer 2 deltagare försent till nästa möte… Några viktiga mail som skulle skickats före lunch blir fördröjt till efter lunch vilket ställer till det för den som väntar på besked… Tar vi upp frågorna vid nästa möte kan vissa frågor och arbetsuppgifter hamna i stå och processer och resultat försenas….och motivationen sjunker hos den som äger just den frågan som skjutits upp.

Med enkla medel kan man förbättra mötet rejält:

· Fundera noga med syftet med mötet – är det viktigt och nödvändigt? Vad ska åstadkommas?

· Skicka ut agendan i god tid så att alla kan förbereda sig.

· Var tydlig med start och sluttid och håll dessa. Vet man att mötet startar i utsatt tid kommer man gärna i tid.

· Var tydlig med syftet i varje punkt på agendan och lägg gärna till ett verb; besluta, diskutera, göra, informera…

· Skriv beslutsnoteringar, vem gör vad och när.

· Skicka ut beslutsnoteringarna i nära anslutning till mötet. Inte strax innan nästa möte….

· Fördela ansvarsområden; ansvara för agendan, hålla i mötet, skriva noteringar, sköta praktiska förberedelser på mötesplatsen/material mm

· Förvänta er att alla tar ansvar för förberedelser, närvaro och uppföljningsarbete och agera när så inte sker.

Lycka till med era möten!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

*